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商务活动中的电话礼仪常识和规范

时间:2019-09-17 11:25:52本文内容及图片来源于读者投稿,如有侵权请联系xuexila888@qq.com 美怡 我要投稿

  在商务活动中,打电话是非常常见的沟通方式,下面就让小编给大家介绍的商务活动中的电话礼仪知识。下面是小编为大家收集关于商务活动中的电话礼仪常识和规范,欢迎借鉴参考。

  商务活动中的电话礼仪常识

  电话中的称谓:询问对方的姓名时应该说:“请问您贵姓?”,不能直接问“你叫什么名字?”。如果对方告诉你他的姓名,应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知,姓名就是一个人的代表符号,对姓名的重视可以暗示对他的尊重,同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名,在随后的称谓中也不要直呼其名,尽量使用“姓+职务”的称呼方式,或者说××先生、××女士。

  措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅,避免俚语或者不礼貌的语言。

  声音的把握。有研究显示,当你与别人交流时,你说话的内容对别人的影响占20%,而你的声音对别人的感染力占到80%。因此,声音的作用不可小觑。在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏,如果对方语速过快,你可以比他稍慢一点,反之,如果对方说话很慢,你可以比他稍快一点,两种情况都保持差距不太大。如果两个人说话节奏相差很大,双方都会感觉到不和谐,会影响双方的愉快沟通;总之,声音的把握能够经营电话交流的感觉,传递你积极、镇定的工作风格。

  微笑的魅力。不要以为电话另一端的人看不见你,就不必在意自己的表情。其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言,即便那样,你的声音也是干涩的,毫无感染力可言。微笑不只是表情,而是一种美好的感觉,在电话里看不到但是感觉的到!

  你的情绪和身体姿态。如果你趴在办公桌上接电话,声音会显得闷而不畅,会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话,对方能够听出你有些急切。因此,掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。

  正确处理接电话过程中的各种情况。如果对方要找的人不在,应该说“他(她)恰好不在”,或者说“公务外出”,不要透露同事的去向。若有留言需转告,应该记录下来,以免忘记交给同事,或者因为事情太多而弄错电话内容。如果电话需要转接,应该说“好的,请稍等。”若分机无人接听转回总机,应该用第一次接电话的方式接听。如果电话中噪音比较大,听不清对方说话,应该直截了当的告诉对方“对不起,我听不清您讲话,请您再拨一遍。”有时办公室内恰好有客人在,电话铃声响起时,应该对客人礼貌的说明“对不起,我接个电话。”对自己没有及时接到的电话,应该在二十四小时以内给予回复,如果有特殊的情况没能及时回复,一定要向对方做一个简单的解释。

  接电话的时间与挂断电话。商务电话不是“煲粥”,时间一般不应超过三分钟。挂断电话时,应该礼貌的说“再见”,并由打出电话的一方先挂断电话。

  商务活动中的电话礼仪规范

  一、接听电话前

  准备记录工具。

  当对方有重要的信息留下来的时候,能在第一时间记录,避免对方等待,体现专业性。

  停止一切不必要的动作。

  不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是失礼的。

  使用正确的姿势。

  如果你姿势不正确,不小心电话从你手中滑下来,或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。

  带着微笑迅速接起电话。

  让对方在电话中感受到你的热情和阳光。

  二、接听电话

  三声之内接起电话。

  注意接听电话的语调、语速;

  注意接听电话的措辞,避免用不礼貌的语言表达方式;

  注意接听电话的环境,避免过于嘈杂,导致听不清楚让对方不断重复;

  当听到对方的谈话内容很长时,应有所反应,如“是的、好的”,表示你在听。

  主动问候,自报家门介绍自己。

  如果想知道对方是谁,应委婉的表达,如“请问怎么称呼您?”。

  感谢对方来电,并礼貌地结束电话。

  建议沟通过程中多称呼对方,表示对对方尊重。

  三、挂电话前的礼貌

  要结束电话交谈时,一般应让尊者先挂,或打电话的一方提出,然后彼此客气地道别, 说一声“再见”,等对方先挂电话然后再挂。

  四、讲究艺术

  嘴和话筒保持4厘米左右的距离,要把耳朵贴近话筒。

  一定要面带笑容。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。

  打、接电话的时候口中不能有东西。不能叼着香烟、嚼着口香糖。说话时,注意语速语调,吐词清晰,保证对方能听明白。

  左手接听。便于随时记录有用信息。

  学习商务礼仪的三个目的:

  1、提高个人素质:教养体现于细节,细节体现个人素质;

  2、有利于交往应酬;

  3、维护企业形象:商务交往中个体代表整体。

  商务人员的工作能力:

  1、业务能力;2、交际能力(是

  2、一种可持续发展的能力,人际关系重视程度与处理能力)。——双能力   尊重为本——商务礼仪的基本理念

  「例」掌心向上表示谦恭尊敬,掌心向下表示训斥

  1、前提:了解交往对象,最低要求了解其不喜欢什么;

  2、「例」不在女性面前夸奖其他女性

  3、 2、第一层面-出发点:自尊,通过言谈举止、待人接物、穿着打扮等方面体现。

  「例」女性佩戴首饰:符合身份,以少为佳,一般不多于三种,每种不多于两件;两类不适宜佩戴的首饰:展示财力、在社交场合才佩戴的珠宝首饰和展示性别魅力的首饰(如胸针、脚链);佩戴原则:同质同色。   「例」女性在商务交往场合应着裙装,应注意“五不准”:(1)黑色皮裙不穿,尤其在对外商务交往中;(2)正式高级场合不光腿;(3)残破的袜子不穿(随身带——备用袜);(4)鞋袜不配套,不能穿便装鞋,穿双包鞋(前不露脚趾后不露脚跟);(5)裙袜之间无空白,否则被称为“三节腿”。

  「例」高级场合:男性看表,女性看包。普通商务场合:男性看腰,女性看头(发式:不染发、不长于肩部,可盘发,束发不太正式且有年龄限制)。

  3、第二层面-尊重他人

  打电话的基本礼仪

  打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人,是主动的一方,而接听电话的一方是受话人,是被动的一方。因而在整个通话过程中,拨打电话的人起着支配作用,一定要积极塑造自己的完美的电话形象。

  在打电话时,必须把握住通话的时间、内容和分寸,使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。

  1、时间适宜

  把握好通话时机和通话长度,即能使通话更富有成效,显示通话人的干练,同时也显示了对通话对象的尊重。反之,如果莽撞地在受话人不便的时间通话,就会造成尴尬的局面,非常不利于双方关系的发展。如果把握不好通话时间,谈话过于冗长,也会引起对方的负面情绪。

  2、内容精炼

  打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰嗦、思维混乱,这样很容易引起受话人的反感。通话内容精炼简洁是通话人的基本要求。

  (1) 预先准备

  在拨打电话之前,对自己想要说的事情做到心中有数,尽量梳理出清晰的顺序。做好这样的准备后,在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话人留下高素质的好印象。

  (2)简洁明了

  电话接通后,发话人对受话人的讲话要务实,在简单的问候之后,开宗明义,直奔主题,不要讲空话、废话,不要啰嗦、重复,更不要偏离话题,节外生枝或者没话找话。在通话时,最忌讳发话人东拉西扯、思路不清,或者一厢情愿地认为受话人有时间陪自己聊天,共煲“电话粥”。

  (3)表现有礼

  拨打电话的人在通话的过程中,始终要注意待人以礼,举止和语言都要得体大度,尊重通话的对象,并照顾到通话环境中其他人的感受。

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